Системы управления информацией в конкурентной разведке.
Термин «конкурентная разведка» появился в России недавно. Но при ближайшем рассмотрении оказалось, что тем, что в мире понимают под этим словосочетанием, в российском бизнесе занимаются давно и не без успехов. Конкурентная разведка, несомненно, является одним из важнейших видов деятельности любой компании. Подразделения конкурентной разведки органично вписаны в общую структуру компаний и приносят ощутимую выгоду для бизнеса.
Для эффективного использования всего потенциалаконкурентной разведки в компаниях используют специализированные информационные системы, как правило, встроенные во внутренние компьютерные сети организаций.
Связь информационных технологий и конкурентной разведки
Существуют несколько точек зрения на толкование понятия «информация»:
1.информация отождествляется со знанием;
2.информация и ее предметная область ограничивается социальными и биологическими процессами. При этом отвергается существование информационных процессов в неорганическом мире;
3.атрибутивное понятие информации, т.е. информация рассматривается во взаимосвязи трех компонентов: вещество, энергия и собственно информация.
Информация является результатом отражения и отображает некоторый образ реального мира, который в дальнейшем может существовать независимо от материального объекта. Понятие информации предполагает наличие объектов, без которых информация теряет смысл – источника информации и потребителя информации. Как нигде более, в конкурентной разведке важно, чтобы информация имела конкретный смысл для конечного потребителя.
В любой области деятельности человека при оценке информации отмечается три аспекта:
·прагматический. Связан с возможностью достижения поставленной цели с использованием полученной информации. Этот аспект информации влияет на поведение потребителя. Если информация была эффективной, то поведение потребителя меняется в желаемом направлении.
·семантический. Позволяет оценить смысл передаваемой информации и определяется семантическими связями между словами или другими смысловыми элементами языка.
·синтаксический. Связан со способом ее представления. В зависимости от реального процесса, в котором участвует информация (сбор, передача, преобразование, отражение, представление, ввод или вывод), она представляется в виде специальных знаков, символов.
Для обеспечения любого вида деятельности человека, в том числе и ведения бизнеса, требуются финансы, материальные ресурсы, штаты и информационные ресурсы. Конкурентная разведка относится к тому процессу, который обеспечивает последнее в этом списке, т.е. информационные ресурсы. Причем, как показывает практика, важность информационной составляющей возрастает с каждым годом. Если первые три вида ресурсов можно рассматривать обособленно, то информационные ресурсы однозначно взаимосвязаны с другими ресурсами и используются при управлении ими.
Информацию, как и другой вид ресурса, можно создавать; передавать; искать; принимать; копировать; обрабатывать; разрушать.
Таким образом, информационный ресурс можно описать как концентрацию имеющихся фактов, документов, данных и знаний, отражающих реальное изменяющееся во времени состояние общества, и используется при подготовке кадров, в научных исследованиях и материальном производстве.
Информационная технология представляет собой совокупность методов и способов получения, обработки, представления информации, направленных на изменение ее состояния, свойств, формы, содержания и осуществляемых в интересах пользователей. Информационная технология базируется на реализации информационных процессов. Ихразнообразие требует выделения базовых, характерных для любой информационной технологии.
Конкурентная разведка во многом схожа с информационными технологиями. Существует несколько технологических процессов, на которых базируется информационная технология:
·извлечение информации;
·транспортирование информации;
·обработка информации;
·хранение информации;
·представление и использование информации.
Если сравнить базовые процессы информационной технологии с основными процессами (или этапами) конкурентной разведки, то видна их идентичность: под извлечением и транспортированием информации в КР понимают добывание и сбор разведывательной информации, обработка не нуждается в комментариях. Хранение разведывательной информации хотя и не всегда выделяется в КР, однако ясно, что без этого этапа невозможна обработка разведывательной информации. И, конечно же, представление и использование информации в информационных технологиях – в КР есть не что иное, как распределение разведывательной информации по различным потребителям.
При обработке информации наиболее распространенной областью применения информационных технологий является поддержка принятия решения. А одной из главных задач конкурентной разведки также является поддержка принятия решения руководителем.
Информационные системы в конкурентной разведке
Информационные системы все больше проникают в повседневную жизнь. Любая уважающая себя компания, стремящаяся к достижению преимущества на рынке, обязательно использует в системе управления информационные технологии. При этом, как правило, автоматизации подвергаются в первую очередь наиболее трудоемкие и рутинные процессы, а так же процессы, наиболее значимые для компаний.
С развитием компьютерных технологий в понятие информационной системы постепенно вкладывается новый смысл. Современная информационная система представляет собой набор технологий, направленных на поддержку жизненного цикла информации и включает три основных процесса: обработку информации, управление информацией и управление знаниями. При этом особое значение уделяется переходу к работе со знаниями на основе искусственного интеллекта. Словосочетание «искусственный интеллект» немного несет в себе элемент фантастики, но на самом деле все, что касается этого понятия, реально и понятно специалистам.
В зависимости от решаемых задач информационная система может решать различные функции. В свою очередь, в зависимости от набора компонентов, реализующих эти функции, различают следующие разновидности интеллектуальных систем:
Из перечисленных разновидностей интеллектуальных информационных систем наиболее соответствуют требованиям и условиям конкурентной разведки по своему содержанию и определению интеллектуальные информационно – поисковые системы и экспертные системы. Информационные системы этих видов находят свое применение в математически слабо формализованных областях науки и техники. Например, для экспертных систем характерно накопление в системе знаний и правил рассуждений опытных специалистов в определенной предметной области и наличие специальной системы объяснений.
Наиболее ответственным этапом конкурентной разведки является обработка собранной информации, так как всегда требует участия в нем высококвалифицированных специалистов. Поэтому информационные системы, применяемые для обработки разведывательной информации, ее анализа и оценки, относятся к виду экспертных систем. Основные, наиболее ценные продукты конкурентной разведки – информационные материалы, обзоры, аналитические сводки, прогнозные модели – строятся именно на рассуждениях опытных специалистов, аналитиков. Нельзя утверждать, что процессы конкурентной разведки не поддаются формализации, но невозможно формализовать общение с людьми, нельзя автоматизировать и заменить личные контакты. А информация, полученная от таких источников, в большинстве случаев играет существенную роль в выводах специалистов конкурентной разведки.
В научной литературе сформированы общие требования к экспертным ИС:
·способность к накоплению информации и знаний;
·способность к выдаче рекомендаций и объяснению полученных результатов;
·возможность модификации правил;
·возможность подсказки эксперту пропущенных им условий;
·интеллектуальность;
·простота общения пользователя с компьютером;
·модульный принцип построения;
·возможность интеграции неоднородных данных;
·способность решения задач с учетом предпочтения лиц, принимающих решение;
·работа в реальном масштабе времени;
·документальность;
·конфиденциальность;
·независимость логического вывода;
·способность объяснения результатов.
Информационные системы в конкурентной разведке.
Настоящее и будущее.
В настоящее время на рынке представлено достаточное количество информационных систем, в функции которых, так или иначе входит работа с информацией: сбор, обработка, распределение. Во многих системах в перечень решаемых задач входит и поддержка конкурентной разведки (деловой разведки, бизнес - разведки).
Иногда в погоне за тем, чтобы произвести впечатление на потребителя ИС разработчики систем слишком увлекаются упоминанием в описании готового продукта перечислением частных функций, рассказами о том, какие алгоритмы и методы анализа использованы в системе. На самом деле эти информационные системы в общих случаях предусматривают выполнение следующих функций (без упоминания тех, что присущи всем современным системам, работающим с базами данных):
·автоматический сбор информации из различных источников информации (печатные издания, Интернет – ресурсы, IP – каналы, ftp – каналы, электронная почта);
·генерация формализованных отчетных документов;
·анализ входящей информации с использованием разнообразных методов анализа, основанных на различных принципах;
·удобное для пользователя представление информации.
Фактически, информационные системы, предназначенные для работы с различной информацией и ее последующей обработки, предназначены для того, чтобы максимально автоматизировать все этапы ведения разведки.
Но, к сожалению, весь опыт зарубежных компаний, ведущих конкурентную разведку не одно десятилетие и давно уже прошедших этап становления, говорит о том, что автоматизация этапов КР и построение эффективной информационной системы КР – очень разные вещи. Существуют некоторые особенности, непринятие которых может привести к тому, что в компании будет создана очередная база данных, по сути, ни чем не отличающаяся от других, существующих в компании.
На основе анализа практического применения информационных систем в конкурентной разведке можно сделать выводы, что кроме автоматизации этапов разведки, информационная система КР должна обладать дополнительными возможностями:
1.Эффективно распределять разведывательную информацию по потребителям. Недостаточно просто иметь совершенную информационную систему, позволяющую создавать великолепные отчетные документы. Если документ не будет доступен тому, кому он предназначен – он не имеет никакого значения.
2.Способствовать постоянному увеличению количества сотрудников компании, участвующих в сборе разведывательной информации. Система КР, ограниченная при сборе разведывательной информации только теми источниками, работа с которыми может быть автоматизирована, обречена на провал.
3.Обеспечивать оптимизированный доступ к разведывательной базе данных. Нецелесообразно создание системы КР, если она будет работать на строго ограниченный круг лиц (конечно, все зависит от целей системы). Информация должна быть доступна любому сотруднику компании в пределах его компетенции и задач, которые он намерен решить с использованием знаний, полученных из системы КР.
4.При проектировании ИСКР необходимо принять во внимание, что эффективная информационная система будет приносить реальную пользу только тогда, когда будет внятно оформлена и четко структурно обозначена сама система конкурентной разведки в компании. Это означает, что все процессы конкурентной разведки должны быть максимально формализованы, описаны в соответствующих документах. Каждый сотрудник, участвующий в той или иной мере в различных этапах конкурентной разведки, должен четко представлять свои обязанности. Не стоит начинать работу по внедрению ИСКР, если в компании отсутствует система КР – любая информационная система лишь поддерживает уже существующую функциональную систему.
5.Для эффективной оценки качества разведывательной информации ИСКР должна поддерживать обратную связь от потребителя разведывательной информации к специалисту КР. Желательно, чтобы каждый информационный документ, рассылка, обзор, аналитическая сводка получали оценку по специально разработанной, но не сильно утомляющей конечного потребителя шкале оценок. При этом важно, чтобы каждая оценка конечного пользователя учитывалась в дальнейшем и не повторялась вновь.
6.Наряду с оценкой качества разведывательной информации от потребителя РИ в подразделении КР ждут еще одного момента – готовности поделиться информацией, имеющейся у пользователя. Здесь именно возможности ИСКР (наглядность предоставления информации, доступность в восприятии и другие качества ИС) призваны побудить у потребителя РИ желание включиться в ведение конкурентной разведки. Также решающим фактором для того, чтобы любой сотрудник компании готов был поделиться информацией, является использование специальных адресов электронной почты, где аккумулируется информация от сотрудников.
7.Одна из главных задач КР – моделирование различных конкурентных ситуаций, с которыми может столкнуться компания в будущем. Некоторые компании, активно ведущие конкурентную разведку, предусматривают в структуре ИСКР специальные модули, назначение которых – моделирование предстоящих сделок, приобретений и других процессов, при которых важно знать реакцию конкурента на действия компании. Нахождение наиболее приемлемого решения происходит при помощи моделирования конкурентной ситуации. При этом за конкурента выступает специальная группа специалистов КР, за компанию – группа сотрудников, непосредственно задействованных в проведении предстоящей сделки.
8.Обязательно в структуре ИСКР должна быть предусмотрена возможность проведения закрытых форумов, по какой – либо ключевой проблеме. Цель – путем учета и анализа множества мнений различных специалистов, заинтересованных в решении проблемы, прийти к общему, наиболее выгодному решению выхода из ситуации. Здесь необходимо отметить, что вообще информационные технологии (в частности, web - технологии) дают конкурентной разведке совершенно иные, качественно новые возможности при решении стандартных задач.
9.ИСКР должна предусматривать возможность ознакомления пользователя с основным терминологическим аппаратом, используемым в конкурентной разведке. Т. е. в системе должна быть реализована развитая система помощи при возникновении трудностей у пользователя.
10.Информация в базе данных ИСКР не должна представлять собой простой набор неких данных. В конкурентной разведке мало иметь хорошо систематизированную БД, внятную и понятную специалисту. Наверное, это самое простое в формулировке правило - любой пользователь, получивший доступ к ресурсам информационной системы должен суметь без помощи специалиста КР найти нужную ему информацию. При этом важно, чтобы информация, поступившая к пользователю, всегда содержала выводы и предложения по тематике запроса. Как показывает практика, эта задача оказывается не из легких.
А теперь можно сравнить, присутствуют ли перечисленные выше возможности у существующих информационных систем, претендующих на занятие ниши информационных систем для конкурентной разведки? Полагаю, что нет, поэтому есть еще над чем подумать разработчикам.
Если рассмотреть примеры реальных информационных систем, созданных в западных компаниях, тоокажется, что там перестали акцентировать внимание на исключительно технологических моментах в информационных системах для конкурентной разведки. Большая часть в информационной системе отводится нескольким простым в понимании, но чрезвычайно сложно организуемым на практике вещам:
·созданию доверительного диалога между сотрудниками КР и сотрудниками подразделений компании;
·созданию максимально доступного для понимания самым недалеким пользователем интерфейса обмена информацией;
·учету особенностей различных категорий потребителей разведывательной информации;
·вовлечению в сбор и оценку разведывательной информации максимального количества сотрудников компании, ведь не секрет, что (в отличие от государственных организаций) содержание специальной разветвленной системы сбора информации в коммерческой структуре – не позволительная роскошь. Если, конечно, сбор информации не является одной из главных функций организации.
Итогом этого небольшого исследования будут несколько выводов:
·настоящая информационная система конкурентной разведки должна быть, прежде всего, максимально ориентирована на потребителя разведывательной информации, а не на специалиста – аналитика;
·существующие информационно – аналитические системы могут служить ядром для построения эффективной системы конкурентной разведки;
·создание информационной системы конкурентной разведки – это в большей степени индивидуальный процесс, где необходимо учесть все особенности ведения КР в конкретной компании.
Использованная литература:
1.Конкурентная разведка. Уроки из окопов. Под редакцией Джона Е. Прескотта, Ставена Х. Меллера. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2004;
2.Информационные технологии: Учебник для ВУЗов/ Б.Я. Советов, В.В. Цехановский. – М.: Высшая школа., 2003.
Об авторе:
Браницкий Ян Викторович, специалист в области административного и военного управления. Более 15 лет службы в военной разведке. Имеет богатый опыт планирования и ведения разведывательной деятельности, в том числе с применением специальных информационных систем. Поэтому все, что изложено в статье, опирается на богатый профессиональный опыт автора. Все возникшие предложения и замечания автор с благодарностью примет по адресу: yanbro@rambler.ru.
